许昌学院学生学籍异动管理规定

许昌学院学生学籍异动管理规定

第一章 总则

第一条 为了加强学生的管理，完善学生学籍管理制度，根据教育部《普通高等学校学生管理规定》、河南省教育厅《关于加强普通高等学校学生学籍异动管理的通知》等文件精神，结合我校实际，就学生办理学籍异动的有关要求及程序予以规定和说明。

第二条 学籍异动包括范围：

（一）转专业

（二）转学

（三）在校生学籍信息变更复学

（四）其他学籍异动：休学、复学、退学、留级、入伍保留学籍

第二章 转专业

第三条 按照《许昌学院全日制普通本科、专科学生管理规定》第二十三条规定，学生因身体健康、特殊困难、专业特长等原因不能在原专业学习的，可以申请转专业。有下列情形之一的，不得转专业：

（一）学校按照学生报考第一志愿录取而无其它特殊情况的；

（二）未在原录取专业注册报到和未入学学习期满一学期者；

（三）二年级及以上年级的；

（四）跨录取批次的；

（五）跨学历层次的；

（六）通过普通“专升本”考试升入本科和通过对口招生升入专科或本科的；

（七）录取时被确定为国防生和定向、委托培养的；

（八）跨学科类别的（文理学科、艺术类与非艺术类专业、体育类与非体育类专业、地方与军队）；

（九）其他无正当理由的。

第四条 转专业时间及程序：需申请转专业的一年级学生，应在规定时间（每年12月15日—30日），在教务处网站下载《许昌学院学生转专业审批表》，按表格规定的程序和要求办理，同时提供相关转专业理由证明材料（因健康问题、特殊困难、专业特长），办理完毕后，上报教务处学籍学位科，逾期不再受理。转专业的学生经学校批准且考试合格者，在规定时间由教务处报省教育厅审批备案，审批结果通知学生、转出和转入专业，学生于第二学期开学凭《许昌学院学生转专业审批表》到转入专业报到学习。教务处把省教育厅批准转专业的学生学籍变动情况通知学生处、财务处等相关单位。

第五条 各二级学院和学生不得擅自转专业；二级学院不得接收无转专业手续的学生。未经学校和省教育厅批准擅自转专业的，学校不承认其学籍异动情况，省教育厅不颁发转入专业毕业证，由此造成的一切后果由二级学院和学生本人承担。

第三章 转学

第六条 录取到我校的学生应当在我校完成学业，一般不予转学。因身体健康、特殊困难、专业特长等原因，无法继续在本校学习的，可以申请转学。转学学生必须提供相关证明材料，不能提供有效证明的，不予受理转学审核手续。有下列情形之一的学生，不得转学：

（一）新生未在原录取学校取得电子学籍和入学未满一学期且无学习成绩的；

（二）跨学历层次的；

（三）跨录取批次的；

（四）跨学科类别的（文理学科、艺术类与非艺术类专业、体育类与非体育类专业、地方与军队）；

（五）通过普通“专升本”考试升入本科和通过对口招生升入专科或本科的；

（六）录取时被确定为保送生、预科生、国防生和定向、委托培养的；

（七）毕业年级的；

（八）受到开除学籍处分及应予以退学的；

（九）其他无正当理由的。

第七条 转学学生需提供以下证明材料：

（一）转学理由证明材料原件、复印件（A4纸）；

1. 因身体健康原因申请转学（出）的，需提供三级甲等医院诊断证明、亲属关系证明和亲属所在地工作单位证明。

2. 因特殊困难申请转学（出）的，需提供真实、有效的材料证明本人必须转学方能完成学业。

3. 因专业特长申请转学（转出）的，需提供本人专业特长的有效证件，并且我校没有学生的特长专业，无法满足学生专业发展的。

（二）学费收费发票原件、复印件（A4纸）；

（三）在校学习成绩单。

第八条 转学时间及程序：学生申请转学，原则上必须转出学校、转入学校同意，按照先转出后转入的顺序进行。拟转学学生需先在教务处网站下载《许昌学院学生转学审批表》、《普通高等学校转学学生审核材料基本情况》，按表格要求办理有关手续并提交相关材料，材料不齐，不予受理。转学学生须按以下规定和程序办理，未按规定程序办理者，由此造成的学籍丢失等一切后果由学生本人承担。

（一）省内转学

省内申请转学且符合转学条件的学生，经拟转出、转入学校审核同意，由拟转出、转入学校的学籍管理部门通过“河南省学籍学历异动管理系统网”提交转学学生信息，网上提交时间为每年的11月20日—30日。转学学生的转学材料在“河南省学籍学历异动管理系统网”关闭后的10个工作日内由教务处整理上报河南省教育厅。转出学校报送转学纸质材料后，省教育厅进行审核，审核同意后报教育部备案，同时打印《河南省普通高等学校学生转学备案表》（以下简称《备案表》）一式三份，直接寄至转出学校学籍管理部门，转出学校审核同意后签署意见加盖学籍管理部门印章，同时在教育部学籍学历管理平台上提交转学学生信息，然后转入学校审核同意并加盖学籍管理部门印章、省教育厅审核同意并加盖学籍管理部门印章，最后把《备案表》分别送（寄）往转入、转出学校。

（二）跨省转学

从我校转出的，携带学校同意转出的正式报告（红头文件）、学生的学年学费发票（原件和复印件一份A4纸）、录取审批表复印件（加盖学籍管理部门印章）、转学理由证明材料（原件和复印件一份）、当年高招录取电子照片（以姓名+考生号命名，并加盖学籍管理部门公章，附电子版）及转入学校同意办理转学手续的函件，按本、专科分别到省教育厅学生处领取跨省转学备案表（一式四份），依照先转出、后转入的程序办理相关手续。转入我校的，由我校对学生进行资格确认后，携带录取审批表复印件（加盖转出学校学籍管理部门印章）到省教育厅审核备案。

第四章 在校生学籍信息变更

第九条 新生入学经学校复查合格并注册后，学籍信息（主要包括姓名、性别、民族、出生日期、身份证号码等）原则上不予变更，因特殊原因需变更在校生学籍信息的，按以下几种情况处理：

（一）信息纠错：在中招和高招报名信息采集时，因考生学籍信息填写或其它原因造成错误，未及时更正，将错就错参加中招或高招考试，报到入学后申请变更者，学生本人需提供以下手续：

1.由学生向原就读中学提出更改申请；

2.由学生向省辖市（或计划单列县、市）中招或高招考试所在地招办提出更改申请；

3.由学生向生源地省招办提出纠错申请，进行纠错，再由生源地省招办报教育部备案。

4.学生将以上1—3项学籍信息更改证明材料按顺序整理齐全交所在二级学院，由所在二级学院审核后在规定时间统一报教务处。

（二）信息更改

因错号、重号等原因，不存在冒名顶替等舞弊现象、不涉及出生年月日变更，经公安机关户籍管理部门确认需进行更改的，可以更改在校生学籍信息，学生本人需提供以下手续：

1.户籍所在地公安户籍管理部门出具的公民户籍信息更改证明（内容包括：申请更改信息的时间、原因或理由，本人照片及发函单位固定座机联系方式，加盖户籍专用章、户籍民警专用章）。

2.更改信息前后的身份证和户口本原件及复印件一份（如更改姓名应在户口本曾用名一栏注明原姓名）。如身份证原件丢失应提供户籍所在地公安部门出具的户籍证明（户籍证明要有被更改人照片并加盖户籍专用章和户籍民警专用章）。

3.学生高考电子照片复印件一份（加盖学籍管理部门公章，附电子版）。

4.学生将以上1-3项证明材料按顺序整理齐全报所在二级学院，由所在二级学院审核后在规定时间统一报教务处。

（三）涉及出生年月日变更的，由在校生本人申请，省级招生部门审核，更改录取库，并报教育部备案后，以教育部学籍管理平台备案的录取库予以确认。

第十条 在校生学籍信息变更办理时间及程序：学生向所在二级学院提出申请，上交信息纠错或信息修改所需要的相关材料，所在二级学院根据学生提供的证明材料审查学生的申请理由是否正当，材料是否详实，按照“六对照”进一步审查学生的学籍资格，经审查确认无冒名顶替现象，然后在教务处网站下载《河南省普通高等学校学生学籍信息更改申请表》，在规定时间（每年的9月15日—30日）按本专科分别将《河南省普通高等学校学生学籍信息更改申请表》和相关证明材料报教务处，由教务处统一报省教育厅审核备案并进行纠错或更改。

第十一条 以下情况不予变更学籍信息：

（一）在校生第一学年和最后一个学期变更学籍信息的；

（二）学生提出申请，但未能提供有效证明材料的；

（三）学历证书已经发放，非因工作失误要求变更学历证书信息的。

第五章 其他学籍异动：休学、复学、退学、留级、入伍保留学籍等

第十二条 休学：学生因个人原因需要休学的，由学生本人在教务处网站下载附件《许昌学院休学申请表》，按表格要求办理有关手续，并由教务处统一报省教育厅办理备案手续。未办理休学手续离校两周者，按自动退学处理。

第十三条 复学：学生休学期满，应向学校提出复学申请。由学生本人教务处网站下载附件《许昌学院复学申请表》，按表格要求办理有关手续，并由教务处统一报省教育厅办理备案手续。休学期满，未在学校规定的时间内提出复学申请超过两周者，按自动退学处理。

第十四条 退学：申请退学的学生，由学生本人在教务处网站下载附件《许昌学院退学申请及离校手续表》，按表格要求办理有关手续。经学校同意退学学生的学费可以按照国家规定退还部分学费、住宿费，凡因弄虚作假冒名顶替入学、违纪等被学校取消学籍、开除的学生，其学费、住宿费等相关费用一律不予退还。

第十五条 留级：按照学校学分制规定，符合留级条件的学生，必须办理留级备案手续。二级学院要对作留级处理的学生情况及时报教务处，由教务处报省教育厅办理备案手续。留级学生必须重新缴纳学费、住宿费等相关费用。

第十六条 入伍需保留学籍：学生因入伍需保留学籍的，由学生本人在教务处网站下载附件《许昌学院入伍保留学籍申请表》，按表格要求办理有关手续，同时附入伍通知单原件及复印件报教务处，由教务处统一报省教育厅办理备案手续。未办理相关手续者，按自动退学处理。

第十七条 二级学院和学生不得擅自进行学籍异动，未按有关规定在省教育厅办理休学、复学、留级等学籍异动备案手续的，学校不承认其学籍变动情况，省教育厅不颁发毕业证书，由此造成的一切后果由二级学院和学生本人承担。

第六章 附则

第十八条 学生办理各种学籍异动手续，必须加盖许昌学院学籍管理专用章方有效。

第十九条 本规定由教务处负责解释。

附件明细：

附件1：许昌学院学生转学(转出)审批表

附件2：普通高等学校转学学生审核材料

附件3：河南省普通高等学校学生学籍信息更改申请表

附件4：许昌学院学生休学申请表

附件5：许昌学院学生复学申请表

附件6：许昌学院学生退学申请及离校手续表

附件7：许昌学院学生留级申请表

附件8：入伍保留学籍备案表